Evenement Registratiesysteem

Organiseert u een evenement of congres waarbij u graag het beheer volledig in eigen handen wilt hebben?
Dan is het Evenement Registratiesysteem van Artwin de perfecte oplossing voor u. Kijkt u eens wat Artwin Software voor uw event kan betekenen.

Hoe werkt het?

Artwin verzorgt voor u een website volledig in de huisstijl van het evenement. Deelnemers kunnen zich op de site aanmelden en afmelden en bijvoorbeeld een keuze maken uit de verschillende workshops en/of bijeenkomsten van uw evenement. Mocht er zal een account aangemaakt worden voor de deelnemers zodat ze elk moment hun keuze aan kunnen passen (tot een door u aangegeven datum of tijd voor aanvang). Op deze manier zorgt u ervoor dat elke deelnemer een voor hem of haar geschikte tijd kiest en zullen er meer deelnemers een plaats in hun agenda vinden voor uw evenement.

Content Management Systeem

Als onderdeel van de op maat gemaakte website bouwen wij voor u een Content Management Systeem (CMS). Dit CMS kunt u gebruiken om actuele informatie over uw evenement bij te houden, nieuws te plaatsen en de deelnemers te beheren. Zo ziet u in één oogopslag hoeveel mensen zich aangemeld hebben, wie er op welk moment aanwezig zal zijn en of er deelnemers zijn die verhinderd zijn. U kunt het aantal inschrijvingen per datum of dagdeel limiteren, zodat er geen overboekingen ontstaan.

Actuele deelnemerslijst

Op ieder gewenst moment kunt u een actuele deelnemerslijst downloaden in Excel. Zo heeft u altijd een voor u werkbaar document waarmee u alle gegevens van de deelnemers bij de hand heeft. Ook in dit overzicht staan alle inschrijvingen en afmeldingen, inclusief datum en tijd.

Uitnodiging op maat

Via het Evenement Registratiesysteem kunt u persoonlijke, op maat gemaakte uitnodigingen versturen aan deelnemers, bijvoorbeeld per e-mail of sms. De mogelijkheden zijn hierbij eindeloos. Mocht u een betaald evenement organiseren, dan kunt u het Evenement Registratiesysteem laten koppelen aan iDeal om daarmee betalingen af te handelen.

Barcoderegistratie

De uitnodiging kunt u ook door ons laten koppelen aan een barcode. De deelnemers die zich ingeschreven hebben via het Evenement Registratiesysteem ontvangen dan een uitnodigingsbrief in PDF formaat per email. Op deze brief staat een barcode vermeld en de deelnemers worden verzocht deze brief mee te brengen naar het evenement.

Op de dag van het evenement zelf kunt u deze brieven scannen met behulp van een barcodelezer en een laptop zodat u precies weet wie er aanwezig was en hoe laat ze gearriveerd zijn. Als iemand per ongeluk zijn of haar brief is vergeten, kunt u hem of haar handmatig afvinken via een beveiligde webapplicatie.

Na het evenement

Bij een succesvol evenement horen natuurlijk foto's, video's, verslagen en evaluaties. Na afloop van uw evenement heeft u de mogelijkheid fotoboeken en video's te plaatsen die de deelnemers via het afgeschermde gedeelte van de website kunnen bekijken. Ook verslagen van deelnemers en/of organisatoren kunt u online plaatsen zodat alle deelnemers de dag nog een keer door kunnen lezen.

Alle deelnemers worden gevraagd een evaluatie in te vullen waarvan u de resultaten direct op kunt vragen. Zo heeft u altijd inzicht in de plus- en eventuele minpunten van uw evenement en dat helpt u om uw evenement de volgende keer nog succesvoller te maken.

Vormgeving op maat

De complete presentatie van het Evenement Registratiesysteem wordt opgeleverd in de huisstijl van de opdrachtgever of het evenement. Natuurlijk kunt u ook door de ontwerpers van Artwin een huisstijl laten maken, die na overleg met u ingezet kan worden. Er zijn ontzettend veel mogelijkheden in het Evenement Registratiesysteem en Artwin verzorgt deze graag voor u. Een goed registratiesysteem is namelijk maatwerk.

Offerte op maat

Juist omdat het zo belangrijk is dat uw wensen omtrent het Evenement Registratiesysteem werkelijkheid worden, is het van belang voor ons om te inventariseren wat uw wensen zijn. Met deze kennis kunnen wij tot een duidelijk afgebakend project komen inclusief tijdsplanning.

Ontwikkelingsduur
Wij kunnen bijvoorbeeld het volgende binnen 10 werkdagen opleveren:
  • Eigen domeinnaam met webruimte
  • Online aan- en afmelden voor een evenement
  • Mogelijkheid tot limitering aantal inschrijvingen/sluiting van inschrijving
  • Uitnodiging/reminder voor deelnemers, per e-mail
  • Inloggen met registratienummer/wachtwoord
  • Automatische e-mail bevestiging in de huisstijl van bedrijf of het evenement
  • Automatische barcoderegistratie
  • Actuele rapportage in Excel (doorlopend opvraagbaar, steeds actueel)
  • CMS waarmee u de tekstuele inhoud kunt aanpassen

Er is nog veel meer mogelijk en dat bespreken wij graag met u.
Neemt u dan contact op met +31 20 760 6036.

Voorbeelden

De volgende bedrijven hebben al voor het Evenement Registratiesysteem gekozen:
Bribus® Keukens
Stichting Westelijke Tuinsteden